企业邮箱容量满了怎么办？清理和扩容方法汇总

发布时间：2026-09-11 访问量：142

"邮箱容量不足，请及时清理"——这个提示大概每个上班族都见过。尤其是销售、客服、采购这些岗位，每天收发大量邮件和附件，邮箱容量说满就满，满了之后收不到新邮件，耽误事。

做企业邮箱服务这些年，容量问题是被问得上限的运维问题之一。今天把清理和扩容的方法整理出来，遇到容量告警不用慌。

一、先搞清楚：容量是怎么被占满的？

邮箱容量不是被文字占满的，主要是附件。一封带10M附件的邮件，比100封纯文本邮件还占空间。所以容量清理的核心，就是处理大附件邮件。

常见的"容量大户"有这几类：

产品图册、设计稿、视频文件等大附件

长期保留的历史邮件，尤其是带附件的

"已发送"文件夹里的邮件，很多人只清理收件箱，忘了发件箱

垃圾邮件箱和已删除邮件箱没有清空

多个客户端重复下载，导致本地和服务器都存了一份

二、前列招：找出大附件邮件，针对性清理

不要盲目删邮件，先把占空间的大户找出来。

大部分企业邮箱都有按大小排序的功能，在收件箱里按"大小"降序排列，的邮件排在最前面，逐封看一下：

还需要的：把附件下载到本地或公司网盘保存，然后删除邮件里的附件（只删附件，保留文字内容）

不需要的：直接删除

重点检查这几个文件夹：收件箱、已发送、草稿箱、垃圾邮件、已删除。很多人只清理收件箱，结果已发送里存了几年的大附件，占了一大半空间。

网易企业邮箱后台还支持按附件大小搜索，可以快速筛选出大于指定大小的邮件，清理起来更高效。

三、第二招：定期清理，养成习惯

容量清理不是满了才做，建议养成定期清理的习惯：

每周清理一次：删除垃圾邮件、广告邮件、不需要的通知邮件

每月大清理一次：检查大附件邮件，把重要附件转存到本地或网盘，删除邮件附件

设置自动清理规则：大部分企业邮箱支持设置邮件自动清理规则，比如垃圾邮件30天后自动删除、已删除邮件7天后自动清空，不用手动管

重要邮件单独归档：需要长期保留的重要邮件，导出到本地或公司归档系统，不要一直存在邮箱里占空间

四、第三招：用企业网盘和大文件中转

很多人习惯用邮件传大文件，其实这是最浪费邮箱容量的做法。

企业邮箱一般都自带企业网盘功能，比如网易企业邮箱就有配套的企业网盘。传大文件的时候，可以把文件上传到网盘，然后在邮件里发一个下载链接，对方点击链接就能下载，这样大文件不占邮箱容量。

另外，网易企业邮箱还支持大文件中转功能，单文件支持几个G，有效期内对方可以下载，同样不占邮箱容量。

公司内部可以统一规定：超过多少M的文件，必须用网盘链接发送，不要直接贴附件。这样能大幅减少邮箱容量的消耗。

五、第四招：升级版本或加购容量

如果清理之后容量还是紧张，说明当前版本的容量确实不够用了，可以考虑升级。

网易企业邮箱不同版本的单账号容量不一样，基础版容量较小，旗舰版和尊享版容量更大，有些配置下是大容量。如果公司邮件量确实大，升级版本是最直接的解决办法，同时还能获得更多安全和管理功能。

另外，有些品牌支持单独加购容量，不需要升级整个版本。具体可以咨询你的服务商。

如果是通过网易企业邮箱官方授权服务商购买的，比如北京圣盾科技，可以直接联系对接人，让他们根据你的使用情况推荐最合适的升级方案，是加购容量还是升级版本，比自己研究更高效。

六、管理员可以做的事

如果你是公司邮箱管理员，除了提醒员工清理，还可以从管理层面做几件事：

查看容量使用报表：定期看哪些账号容量使用率高，提前提醒

设置容量告警阈值：比如容量用到80%时自动给用户发提醒

统一配置自动清理规则：全公司统一设置垃圾邮件、已删除邮件的自动清理时间

推广企业网盘使用：培训员工用网盘传大文件，减少附件占用

定期清理离职账号：离职员工的账号及时禁用或删除，释放容量

总结一下

邮箱容量满了不用慌，按这个顺序处理：先找出大附件邮件针对性清理→养成定期清理习惯→用企业网盘和大文件中转减少附件占用→确实不够用就升级版本或加购容量。管理员再从管理层面统一配置规则，全公司的邮箱容量就不会频繁告急了。